Besondere praktische Bedeutung erlangt diese Frage dadurch, dass die Abrechnung dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein muss (Ausschlussfrist).
Geschieht dies nicht, kann der Vermieter etwaige Nachzahlungsansprüche aus der Abrechnung nicht mehr geltend machen, § 556 Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Wir erklären hier, wer den Zugang beweisen muss und wie man den pünktlichen Zugang am besten nachweisen kann.
Wer was beweisen muss
Beweispflichtig ist allein der Vermieter. Dieser muss nachweisen, dass die Betriebskostenabrechnung dem Mieter zugegangen ist. Das gilt auch für den Zeitpunkt des Zugangs. Dies folgt zum einen aus § 130 BGB, wonach eine Willenserklärung (hier die Nachforderung aus der Abrechnung) erst dann wirksam wird, wenn sie dem Empfänger zugeht.
Zum anderen ist in einem Gerichtsprozess immer derjenige für eine Tatsache beweispflichtig, wenn diese ihm günstig ist. Da der Vermieter etwas möchte (Nachzahlung), muss er in einem etwaigen Gerichtsprozess auch beweisen können, dass die Voraussetzungen dafür vorliegen (Zugang der Abrechnung). Denn bestreitet der Mieter die dem Vermieter günstige Tatsache („ich habe nie eine Abrechnung bekommen“) und kann der Vermieter nicht das Gegenteil beweisen, verliert er den Gerichtsprozess.
Warum der Nachweis des Zugangs so wichtig ist
Mancher Vermieter, der die Betriebskostenabrechnung noch gerade vor Ablauf der 12-monatigen Ausschlussfrist fertig bekam und in den Briefkasten seines Mieters einwarf, erlebte später eine böse Überraschung: Denn der Mieter behauptete einfach, er habe keine Abrechnung erhalten. Damit blieb der Vermieter auf der manchmal saftigen Nachforderung aus der Abrechnung sitzen.
Um sich vor solchen kostenträchtigen Fallstricken zu schützen, sollte der Vermieter stets in der Lage ein, den Zugang der Betriebskostenabrechnung an den Mieter nachweisen zu können.
So kann der Zugang nachgewiesen werden
Zunächst ist das Abrechnungsschreiben durch den Einwurf in den Postbriefkasten des Mieters in dessen Empfangsbereich gelangt. Bewiesen wird der Zugang der Abrechnung im Streitfall durch die Aussage des Boten, der vor Gericht als Zeuge auftritt. Dazu sollte der Bote allerdings das Abrechnungsschreiben auch gelesen und selbst einkuvertiert haben. Natürlich kann der Bote die Abrechnung auch dem Mieter übergeben. Im Übrigen empfiehlt sich diese Art der Zustellung auch bei vom Vermieter weit entfernt liegenden Objekten, etwa durch den Hausmeister vor Ort, dem die Abrechnungen zuvor zugesandt werden.
Genau so sicher ist es, wenn der Vermieter die Betriebskostenabrechnung dem Mieter oder jemanden in dessen Wohnung übergibt und sich die Übergabe quittieren lässt. Hier besteht allerdings das praktische Problem, dass der Mieter nicht immer anzutreffen ist.
Wie der Zugang nicht nachgewiesen werden kann
Nicht zum Nachweis des Zugangs der Betriebskostenabrechnung geeignet oder zumindest unsicher ist der Versand per
- einfacher Briefpost. Hier kann der Vermieter nicht beweisen, dass die Abrechnung noch vor Ablauf der 12-monatigen Ausschlussfrist geschweige denn überhaupt dem Mieter zugegangen ist
- Einwurfeinschreiben. Der Beleg über das Einwurfeinschreiben ist keine Urkunde im Sinne des § 416 Zivilprozessordnung (ZPO) und beweist daher letztlich keinen Zugang
- Einschreiben/Rückschein. Das Einschreiben/Rückschein gilt erst als zugegangen, wenn es in den Empfangsbereich des Mieters gelangt ist. Das ist aber erst der Fall, wenn der Mieter das Einschreiben/Rückschein „in seinen Händen hält“. Trifft der Briefträger den Mieter sich an, so dass sich dieser das Einschreiben/Rückschein erst Tage später bei der Post abholt, kann die 12-monatige Ausschlussfrist bereits abgelaufen sein
- Fax oder Email. Abgesehen davon, dass bei preisgebundenem Wohnraum (Sozialwohnungen) die Unterschrift des Vermieters erforderlich ist, ergeben sich bei der Übermittlung auf diesen Wegen immer wieder Beweisschwierigkeiten über den Zugang. Mehr unter: Übersendung der Betriebskostenabrechnung per E-Mail zulässig?
