Abrechnungsperiode für Betriebskosten: Alles was Sie wissen müssen

In der Praxis sind im Mietvertrag meistens Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart. Hierüber muss der Vermieter abrechnen. Dabei beträgt die Abrechnungsperiode (Abrechnungszeitraum) 12 Monate, § 556 Abs. 3 Satz 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).

Diese 12 Monate müssen aber nicht dem Kalenderjahr entsprechen, sondern können auch anders vereinbart werden (etwa vom 01.04. bis zum 31.03. des Folgejahres).

Auch die Vereinbarung von unterschiedlichen Abrechnungsperioden für Heizkosten und den anderen Betriebskosten ist möglich (etwa 01.05. bis 30.04. des Folgejahres für Heizkosten, 01.04. bis 31.03. des Folgejahres für alle anderen Betriebskosten).

Die Abrechnungsperiode beträgt 12 Monate – außer beim Mieterwechsel

Die Abrechnungsperiode hat sich über 12 Monate zu erstrecken. Längere Abrechnungsperioden führen grundsätzlich bereits dazu, dass die gesamte Betriebskostenabrechnung formell unwirksam ist und der Vermieter eine neue Abrechnung erstellen muss.

Umgekehrt sind kürzere Abrechnungsperioden zulässig, wenn ein Mieterwechsel stattfindet. Die Betriebskosten sind hier auf den aus- und einziehenden Mieter anteilig zu verteilen. Für die verbrauchsabhängigen Betriebskosten (Heizung, Warmwasser, ggf. Kaltwasser) hat eine Zwischenablesung zu erfolgen. Die Kosten der Ablesung zahlt der Vermieter, sofern er dafür keine Kostentragungspflicht mit dem ausziehenden Mieter im Mietvertrag festgelegt hat (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 14.11.07 AZ: VIII ZR 19/07).

Der Zeitpunkt, an dem die Betriebskostenabrechnung vom Vermieter zu erstellen ist, wird durch den Mieterwechsel nicht berührt. Auch für ein- und ausziehende Mieter ist die Abrechnung dann zu erstellen, wenn sie für alle Mieter angefertigt wird.

Das gilt, wenn sich die Abrechnungsperiode ändern soll

In bestimmten Fällen ist die Lage der Abrechnungsperiode unzweckmäßig. Das gilt speziell dann, wenn

Möchte der Vermieter bei solchen vernünftigen bzw. sachlichen Gründen die unterschiedlichen Abrechnungsperioden vereinheitlichen oder die Abrechnungsperiode insgesamt anders festlegen, ist er hierzu ohne Zustimmung der Mieter berechtigt (Landgericht (LG) Berlin, Urteil vom 23.04.1991, Az.: 64 S 458/90).

Abrechnungsperiode: Es gilt das Abflussprinzip

Manchmal erhalten Vermieter selber erst Jahre später die Rechnungen für bestimmte Betriebskosten, wie etwa Rechnungen von Versorgungsunternehmen (so kann zum Beispiel ein Vermieter in der Abrechnungsperiode 2013/2014 eine Rechnung für Leistungen aus dem Jahr 2011 erhalten). Die Frage ist dann, ob der Vermieter diese Rechnung aus den Vorjahren in die Betriebskostenabrechnung für die laufende Abrechnungsperiode einstellen darf. Nach dem Abflussprinzip (Ausgabenabrechnung) darf der Vermieter sämtliche Betriebskosten auf seine Mieter verteilen, die er während der Abrechnungsperiode selben zahlen muss (also im Beispiel auch die Rechnung aus dem Jahr 2011). Dagegen kann der der Vermieter nach dem Leistungsprinzip (Verbrauchsprinzip, Zeitabgrenzungsprinzip) nur in der Abrechnungsperiode entstanden Betriebskosten umlegen (also im Beispiel nicht die Abrechnung aus dem Jahr 2011).

Wurde mietvertraglich nichts Anderweitiges vereinbart, hat der Vermieter ein Wahlrecht, welches sich aber nicht auf die Heizkosten erstreckt (BGH, Urteil vom 20.02.2008, Az.: VIII ZR 49/07). Daher kann der Vermieter das Abflussprinzip anwenden und Betriebskosten aus zurückliegenden Abrechnungsperioden in der laufenden Periode umlegen. Voraussetzung dafür ist, dass der Vermieter die Rechnung selber erst in der aktuellen Abrechnungsperiode erhalten hat. Demgegenüber müssen die Heizkosten nach dem Leistungsprinzip verteilt werden, also insbesondere auch der benötigte Bennstoff (BGH, Urteil vom 01.02.2012, Az.: VIII ZR 156/11).