An den Abrechnungszeitraum schließt sich „nahtlos“ die ebenfalls 12-monatige Abrechnungsfrist an, innerhalb derer der Vermieter die Betriebskostenabrechnung dem Mieter zu übermitteln hat, § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB.
Zieht nun ein Mieter während des Abrechnungszeitraums aus bzw. ein neuer Mieter ein, werden die gesetzlichen Regelungen oft falsch ausgelegt.
Auszug ändert nichts an den gesetzlichen Regelungen
Selbstverständlich ist der Mieter nach seinem Auszug daran interessiert, möglichst schnell die Betriebskostenabrechnung zu erhalten. Denn der Vermieter darf einen Teil der Mietkaution in Höhe der wahrscheinlich zu erwartenden Nachzahlung (maximal vier Monatbeträge der regulären Betriebskostenvorauszahlungen, wenn diese nach der letzten Abrechnung angepasst wurden, sonst auch mehr) einbehalten.
Viele Mieter meinen daher, dass der Vermieter – aufgrund der 12-monatigen Abrechnungsfrist – auch innerhalb von 12 Monaten die Betriebskostenabrechnung erstellen muss, nachdem sie ausgezogen sind.
Praxisbeispiel: Der häufige Irrglaube über die Abrechnungsfrist
Ein Mieter hat sein Mietverhältnis fristgerecht zum 31.05. gekündigt. Seine Zählerstände wurden am Tag seines Auszugs abgelesen.
Folge: Der Mieter meint nun, der Vermieter müsse aufgrund der 12-monatigen Abrechnungsfrist bis zum 31.05. des Folgejahres die Betriebskostenabrechnung erstellt haben.
Tatsächlich beginnt die Abrechnungsfrist aber erst mit dem Ende des mietvertraglich vereinbarten Abrechungszeitraums, so dass es zunächst auf die Lage dieses Zeitraums ankommt. Dabei muss der Abrechnungszeitraum nicht mit dem Kalenderjahr identisch sein, sondern darf davon abweichen. Auch sind getrennte Abrechnungszeiträume für Heiz- und übrige Betriebskosten möglich. Erst nach Ablauf der Abrechnungsperiode beginnt die Abrechnungsfrist zu laufen.
Fortführung des Praxisbeispiels: Der Mieter muss 23 Monate warten
Folge: Der Umstand, dass der Mieter am 31.05. ausgezogen ist, ändert nichts daran, dass der Abrechnungszeitraum bis zum 30.04. des Folgejahres dauert. Der Vermieter hat daher bis zum 30.04. des darauf folgenden Jahres Zeit, die Betriebskostenabrechnung für den ausziehenden Mieter zu erstellen. Damit ist der für den Mieter ungünstigste Fall eingetreten, dass er zunächst den Ablauf des Abrechnungszeitraums abwarten muss (11 Monate), bevor die Abrechnungsfrist für den Vermieter zu laufen beginnt (weitere 12 Monate).
Fällt umgekehrt das Ende des Mietverhältnisses auf den letzten Tag des Abrechnungszeitraums, muss der Vermieter innerhalb der 12-Monat-Frist abrechnen.
Fortführung des Praxisbeispiels: Der Mieter muss 12 Monate warten
Der Mieter hat nicht zum 31.05., sondern zum 30.04. gekündigt und ist bis dahin ausgezogen.
Folge: Da der Abrechnungszeitraum laut Mietvertrag – ebenso wie das Mietverhältnis – zum 30.04. endete, muss der Vermieter hier innerhalb der 12-Monats-Frist, also bis zum 30.04. des Folgejahres, die Betriebskostenabrechnung für den ausziehenden Mieter erstellt haben.
Entsprechendes gilt in umgekehrter Form auch für den einziehenden Mieter. Liegt der Einzug inmitten des Abrechnungszeitraums, verkürzt sich der erste Zeitraum um die Monate, die der Mieter nach Beginn des mietvertraglich festgelegten Abrechnungszeitraums eingezogen ist.
Worauf hier bei der Betriebskostenabrechnung besonders zu achten ist
Für Heizkosten gelten besondere Regeln: Hier hat der Gebäudeeigentümer bei einem Nutzerwechsel während der Abrechnungsperiode eine Zwischenablesung bei den betroffenen Erfassungsgeräten durchzuführen, die (nur) den verbrauchsabhängigen Anteil der Heizkosten betrifft, § 9b Abs. 1 Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Dagegen sind die Grundkosten der Heizung nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig aufzuteilen, § 9b Abs. 2 HeizkostenV. Die Gradtagszahlen berücksichtigen, dass die Nutzung der Heizung an unterschiedlichen Tagen (etwa im Sommer und Winter) verschieden ist. Dieser Zahlen werden vom deutschen Wetterdienst ermittelt.
Der Vermieter muss die Kosten der Zwischenablesung selber tragen, wenn diese nicht im Mietvertrag auf den Mieter abgewälzt wurden. Die Zwischenablesungs-Kosten sind nicht umlagefähige Verwaltungskosten (BGH, Urteil vom vom 14.11.07 AZ: VIII ZR 19/07).
