Betriebskosten: Nicht umlagefähigen Positionen von A bis Z

Alle Unkosten und Aufwendungen, die Vermieter für ihre Immobilie haben, sind auf ihre Mieter nicht umlegbar. Umlagefähig sind nur die 17 verschiedenen Kostenarten, die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführt sind. Hinzu kommt, dass die nicht nur die Betriebskostenvorauszahlung im Mietvertrag vereinbart sein muss, vgl. § 560 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), sondern auch die Kostenarten genau festzulegen sind. Das gilt speziell für die „sonstigen Betriebskosten“ im Sinne von § 2 Nr. 17 BetrKV. Denn: Was nicht vereinbart ist, braucht der Mieter auch grundsätzlich nicht zu zahlen.

Von A bis Z: Die wichtigsten nicht umlagefähigen Positionen

Im Folgenden finden Sie eine Auflistung der wesentlichsten, auf den Mieter nicht umlegbaren Betriebskosten, da diese grundsätzlich zu den vom Vermieter zu tragenden Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gehören, vgl. auch § 1 Abs. 2 BetrVK.

Abnutzung, Alterung oder Witterungseinfluss

Der Vermieter schuldet dem Mieter die Überlassung und den Gebrauch der Mietsache, § 535 BGB. Daher hat er auch die Kosten zu tragen, die für den Erhalt des bestimmungsgemäßen Gebrauchs der Mietsache erforderlich sind, also die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Zu den typischen Instandhaltungskosten gehören die Kosten, die nötig sind, Beeinträchtigungen der Mietsache durch Abnutzung, Alterung oder Witterungseinfluss zu beseitigen. Dabei handelt es sich um nicht umlagefähige bzw. umlegbare Kosten. Beispiele hierzu sind etwa ein Fassadenanstrich oder eine neue Dacheindeckung, aber auch der Austausch des Feuerlöscherpulvers oder die Kontrolle von Gasleitungen.

Abrechnungskosten

Abrechnungskosten, speziell für die Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung, sind als Verwaltungskosten grundsätzlich nicht umlagefähige bzw. umlegbare Betriebskosten. Ausnahmen bestehen jedoch, soweit etwas anderes bestimmt ist, wie etwa in §§ 7, 8 Heizkostenverordnung (HeizkostenV).

Dachbegrünung

Die Kosten einer Dachbegründung sind jedenfalls nicht umlagefähige bzw. umlegbare Betriebskosten, wenn es sich um die Kosten einer Erstbegrünung handelt oder der Mieter an der Grünfläche kein Nutzungsrecht hat.

Dachrinnenreinigung

Hier ist zu unterscheiden: Muss die Reinigung regelmäßig erfolgen (etwa wegen Verstopfungsgefahr durch Laubanfall zu vermeiden, handelt es sich um umlagefähige Betriebskosten. Handelt es sich um eine einmalige Reinigung aus bestimmtem Anlass oder wegen einer bereits eingetretenen Verstopfung, handelt es sich um nicht umlagefähige bzw. umlegbare Kosten (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 07.04. 2004, Az.: VIII ZR 146/03).

Erstbepflanzung

Die Aufwendungen für eine Erstbepflanzung oder Neuanlage eines Gartens sind nicht umlagefähige bzw. umlegbare Kosten.

Fassadenreinigung

Diese Reinigung ist von § 2 Nr. 9 BetrKV nicht erfasst und gehört daher zu den nicht umlagefähigen bzw. umlegbaren Instandhaltungskosten. Das gilt insbesondere für die Beseitigung von Graffitis.

Feuerlöscher, Anschaffungs- und Installationskosten

Die Anschaffungs- und Installationskosten für Feuerlöscher sind Sache des Vermieters. Die Kosten sind daher weder umlagefähig noch umlegbar.

Instandhaltungsrücklage

Die nach § 21 Abs. 5 Nr. 4 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) zu bildende Instandhaltungsrücklage (-rückstellung) obliegt der Verwaltung durch die Wohnungseigentümer. Es handelt sich um nicht umlagefähige bzw. umlegbare Kosten.

Gartenarbeiten aus Gründen der Verkehrssicherungspflicht

Sind Gartenarbeiten aus Versicherungspflichtgründen erforderlich, etwa das Fällen eines umsturzgefährdeten, morschen Baums, liegen nicht umlagefähige bzw. umlegbare Instandhaltungskosten vor. Zahlen muss der Vermieter.

Gartengeräte (Anschaffungskosten)

Mancher Vermieter kommt auf die Idee, Gartengeräte wie etwa einen neuen Rasenmäher, „mal eben“ auf die Mieter umzulegen. Hier gilt aber dasselbe wie bei einer Erstbepflanzung: Solche Kosten stellen nicht umlagefähige bzw. umlegbare Betriebskosten dar.

Geldverkehr / Kosten des Geldverkehrs

Kosten des Geldverkehrs wie Kontoführungs- und Bankgebühren sowie Zinsen (auch für Darlehen zum Kauf günstigen Heizöls) sind nicht umlagefähige bzw. umlegbare Verwaltungskosten. Verzugszinsen können zwar gegen den einzelnen säumigen Mieter geltend gemacht werden, nicht aber als Betriebskosten gegen die Gesamtheit der Mieter.

Gewerblich genutzte Räume, Betriebskosten für

Gewerberäume und Wohnungen sind getrennt abzurechnen. Der Vermieter darf daher nicht sämtliche Kosten einfach zusammenfassen und auf alle Mieter umlegen. Vielmehr sind die Betriebskosten auf die Mietergesamtheit in dieser Form nicht umlagefähig bzw. umlegbar.

Gutachten zur Schadensfeststellung

Gutachten zur Schadensfeststellung oder -verursachung gehören grundsätzlich zu den Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Da diese vom Vermieter zu begleichen sind, handelt es sich nicht umlagefähige bzw. umlegbare Kosten.

Hausmeister

Bei einem Hausmeister ist zwischen den „normalen“ Tätigkeiten und den von ihm verrichteten Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten zu unterscheiden: Für letztere Tätigkeiten – sofern es sich nicht um „Kleinigkeiten“ handelt, ist der Lohn herauszurechnen. Dieser stellt nicht umlagefähige bzw. umlegbare Betriebskosten dar.

Hausverwalter

Die Kosten für den Hausverwalter, auch für die Verwaltung des Sondereigentums an einer Eigentumswohnung, hat der Wohnungseigentümer bzw. Vermieter selbst zu zahlen. Da diese Verwaltungskosten keine Betriebskosten sind, sind sie auch nicht umlagefähig bzw. umlegbar, § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV.

Mietausfallversicherung

In Zeiten von Mietnomaden und zahlungsunwilligen oder -unfähigen Mietern sind Versicherungen, die dieses Risiko abdecken, für den Vermieter eine feine Sache. Die sich daraus ergebenden Versicherungsprämien sind aber nicht umlagefähig bzw. umlegbar.

Porto und Telefonkosten

Porto- und Telefonkosten sind typische nicht umlagefähige bzw. umlegbare Verwaltungskosten.

Rechtsberatung, Rechtsverfolgung und Rechtsschutzversicherung, Kosten der

Die Kosten der Rechtsberatung und -verfolgung, etwa wegen Mietrückständen oder einer Räumungsklage des Vermieters, sind Verwaltungskosten und daher nicht auf alle Mieter umlagefähig bzw. umlegbar. Das gilt ebenso für die Kosten einer Rechtsschutzversicherung, die der Vermieter für solche Fälle abgeschlossen hat.

Reparaturen

Reparaturen am Mietobjekt sind der klassische Fall der vom Vermieter generell zu tragenden Instandsetzungskosten. Diese sind auf die Mietergesamtheit nicht umlagefähig bzw. umlegbar. Besonderheiten gelten allenfalls für Kleinreparaturklauseln (Bagatellklauseln) in Mietverträgen oder Schadensersatzansprüche gegen einzelne Mieter. Hier muss der betreffende Mieter dann aber auch einstehen, so dass der Vermieter auch solche Reparaturkosten – bei einer etwaigen Zahlungsunfähigkeit des Mieters – nicht auf die Mietergesamtheit umlegen darf.

Zwischenablesung beim Mieterwechsel

Soweit im Mietvertrag nicht anders geregelt, muss der Vermieter die Kosten der Zwischenablesung beim Mieterwechsel selber zahlen. Denn diese sind nicht umlagefähige bzw. umlegbare Verwaltungskosten (BGH, Urteil vom 14.11.07 AZ: VIII ZR 19/07).