Betriebskostennachzahlung anmahnen: So gehen Vermieter vor (mit Muster)

Sind im Mietvertrag Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart, muss der Vermieter darüber jährlich abrechnen und dem Mieter spätestens innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende der Abrechnungsperiode die Betriebskostenabrechnung aushändigen, § 556 Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Ist dies geschehen und weist die Abrechnung eine Nachforderung aus, erwartet der Vermieter den Zahlungseingang. Dieser bleibt jedoch manchmal aus. Die Gründe dafür sind unterschiedlich und reichen vom finanziellen Engpass des Mieters bis zu Einwendungen gegen die Abrechnung. Für den Vermieter wird es dann Zeit, beim Mieter die Betriebskostennachzahlung anzumahnen.

In diesem Artikel erfahren Vermieter wie sie bei einer Mahnung wegen einer nicht gezahlten Betriebskostennachzahlung vorgehen. Passenderweise haben wir auch einen Musterbrief bereitgestellt.

Mahnung nur bei Fälligkeit der Betriebskostennachzahlung

Eine Mahnung über die Betriebskostennachzahlung macht nur Sinn, wenn die Nachzahlung auch fällig ist. Fehlt es daran oder kann der Mieter ein Zurückbehaltungsrecht gegenüber der Nachzahlungsforderung geltend machen, geht die Mahnung ins Leere.

Folgendes ist daher vor einer Mahnung zu beachten:

Betriebskostenabrechnung muss innerhalb von 12 Monaten zugehen

Der Anspruch des Vermieters auf die Betriebskostennachzahlung ist nur fällig, wenn dem Mieter die Betriebskostenabrechnung innerhalb der 12-monatigen Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB mitgeteilt wird. Mitteilung bedeutet hier, dass die Abrechnung dem Mieter zugegangen ist. Die Absendung der Abrechnung bei der Post am letzten Tag der Frist genügt also nicht. Versäumt der Vermieter diese Frist, ist er mit dem Anspruch auf Betriebskostennachzahlung grundsätzlich ausgeschlossen, kann den Anspruch also regelmäßig nicht mehr geltend machen, § 556 Abs. 3 Satz 3, 1. Halbsatz BGB. Eine Ausnahme besteht lediglich dann, wenn der Vermieter die Verspätung nicht vertreten hat (etwa weil die Abrechnung eines Versorgers noch nicht vorliegt), § 556 Abs. 3 Satz 3, letzter Halbsatz BGB. In diesem Fall muss dem Mieter die Abrechnung jedoch spätestens innerhalb von drei Monaten nach dem Wegfall der Grundes für die Verspätung zugegangen sein (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 26.07.2006, Az.: VIII ZR 220/05).

Grundsätzlich wird der Nachzahlungsanspruch des Vermieters daher mit dem fristgemäßen Zugang der Betriebskostenabrechnung fällig. Soweit einzelne Instanzgerichte die Auffassung vertreten, dem Mieter stehe nach Erhalt der Abrechnung eine angemessene Prüfungsfrist zu (so etwa Amtsgericht (AG) Gelsenkirchen-Buer, Urteil vom 12.10.1992, 9 C 625/92: 1 Monat; AG Potsdam, Urteil vom 16.02.1999, Az.: 26 C 473/99: je nach Zugang zwischen ca. 2 und 6 Wochen), hat der BGH dies abgelehnt (BGH, Urteil vom 08.03.2006, Az.: VIII ZR 78/05). Ausnahmsweise möglich ist jedoch eine Vereinbarung zwischen den Mietvertragsparteien, wonach die Fälligkeit zu einem späteren Termin oder eine mit dem Zugang der Betriebskostenabrechnung beginnende Zahlungsfrist (so etwa Oberlandesgericht (OLG) Düsseldorf, Urteil vom 30.03.2006, Az.: 10 U 143/05: bis zur Fälligkeit der nächsten Monatsmiete) festgelegt wird.

Betriebskostenabrechnung muss formell ordnungsgemäß sein

Um die Fälligkeit der Betriebskostennachzahlung auszulösen, muss die fristgemäß zugegangene Betriebskostenabrechnung formell ordnungsgemäß sein.

Dazu muss die Abrechnung folgende Angaben enthalten:

Weiteres Erfordernis ist, dass ein durchschnittlich gebildeter, juristisch und betriebswirtschaftlich ungeschulter Mieter durch die Darstellung der Betriebskostenabrechnung in die Lage versetzt wird, diese gedanklich und rechnerisch nachvollziehen zu können.

Liegt ein formeller Fehler vor, ist grundsätzlich die gesamte Betriebskostenabrechnung unwirksam. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn formelle Mängel einzelne Kostenpositionen betreffen und diese leicht aus der Abrechnung heraus gerechnet werden können (BGH, Urteil vom 12.01.2011, Az.: VIII ZR 148/10). Der übrige Teil der Abrechnung bleibt in diesem Fall wirksam und begründet die Nachforderung, sofern eine solche auch ohne Berücksichtigung des fehlerhaften Teils besteht.

Kein bestehendes Zurückbehaltungsrecht wegen materieller Fehler

Materielle, also inhaltliche Fehler in der Betriebskostenabrechnung sollen nach bisheriger Rechtsprechung auf die Fälligkeit der Betriebskostennachzahlung keinen Einfluss haben (BGH, Urteil vom 17.11.2004, Az.: VIII ZR 115/04). Zwischenzeitlich haben die Karlsruher Richter jedoch entschieden, dass der Mieter die – mit einer Nachforderung meist einhergehende – verlangte höhere Betriebskostenvorauszahlung verweigern bzw. zurückbehalten darf, wenn die Abrechnung inhaltlich falsch ist (BGH, Urteile vom 15.02.2012, Az.: VIII ZR 245/11 und VIII ZR 246/11). Hier muss der Vermieter die Abrechnung erst korrigieren, wenn er die erhöhten Zahlungen erhalten möchte. Auf dieser Linie liegt auch eine aktuellere Entscheidung des BGH. Danach kann der Mieter, wenn er Fehler in der Betriebskostenabrechnung beanstandet und das korrekte Ergebnis selbst errechnet, die Betriebskostenvorauszahlungen nach § 560 Abs. 4 BGB herabsetzen und darüber hinaus sogar mit dem errechneten Guthaben aufrechnen (BGH, Urteil vom 06.02.2013, Az.: VIII ZR 184/12). Angesichts dieses Wandels in der BGH-Rechtsprechung müsste der Mieter auch eine Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung bis zum Erhalt einer inhaltlich korrigierten Abrechnung gemäß § 273 Abs. 1 BGB zurückbehalten dürfen – sofern es sich nicht um kleinere und leicht erkennbare Fehler handelt.

Hier sollte der Mieter aber vorsichtig sein: Irrt er über die materiellen Fehler oder rechnet er falsch, droht unter Umständen die Kündigung des Vermieters wegen Zahlungsverzuges. Besser ist es daher, die Zahlungen zu leisten und ausdrücklich unter dem „Vorbehalt der Rückforderung“ zu stellen.

Im Übrigen muss der Mieter grundsätzlich zuerst Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege und Unterlagen nehmen, bevor er Einwände gegen inhaltliche Fehler erhebt (OLG Düsseldorf, Urteil vom 22.06.2006, Az.: I-10 U 164/05).

Kein bestehendes Zurückbehaltungsrecht wegen fehlender Belegeinsicht

Dem Mieter steht ebenfalls ein Zurückbehaltungsrecht gemäß § 273 Abs. 1 BGB an der geforderten Betriebskostennachzahlung zu, bis er vom Vermieter die begehrte Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege und Unterlagen erhalten hat (BGH, Urteil vom 08.03.2006, Az.: VIII ZR 78/05).

Mahnung als Voraussetzung für den Verzug

Fälligkeit und Verzug sind zwei verschiedene juristische Begriffe. Die Fälligkeit hat nur zur Folge, dass der Gläubiger bzw. Vermieter die Zahlung der Betriebskostennachzahlung verlangen kann. Beim Verzug – der häufig durch eine Mahnung (also eine ernsthafte und eindeutige Aufforderung zur Leistung) herbeigeführt wird – hat der Schuldner bzw. Mieter die fällige Nachzahlung noch nicht bezahlt, ist also mit der Zahlung „zu spät dran“. Konsequenz daraus ist, dass der Schuldner bzw. Mieter dem Gläubiger bzw. Vermieter die Verzugszinsen und den weiteren Verzugsschaden ersetzen muss, § 288 BGB.

Um den Mieter in Verzug zu setzen, sollte der Vermieter diesen schriftlich anmahnen und in der Lage sein, den Zugang des Mahnschreibens beim Mieter beweisen zu können (etwa Zustellung der Mahnung durch einen Boten). Der Grund dafür, dass der Vermieter den Mieter gesondert zur Betriebskostennachzahlung anmahnen sollte, liegt in den teils missverständlichen Verzugsvorschriften.

So ist es zwar möglich, dass der Verzug auch ohne Mahnung eintreten kann, wenn

1. die Mietvertragsparteien einen bestimmten Termin oder eine bestimmte Zahlungsfrist zur Leistung der Nachzahlung vereinbart haben und bis zum festgelegten Termin oder innerhalb der Frist nicht gezahlt wurde, § 286 Abs. 2 Nr. 1 und 2 BGB
2. der Schuldner bzw. Mieter nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung (also der Betriebskostenabrechnung) leistet, § 286 Abs. 3 Satz 1 BGB

Im ersten Fall kann jedoch der Termin oder die Zahlungsfrist nicht einseitig vom Vermieter festgelegt werden (BGH, Urteil vom 25.10.2007, Az.: III ZR 91/07). Und im zweiten Fall muss der Mieter – sofern er Verbraucher ist – in der Rechnung bzw. Betriebskostenabrechnung besonders auf die Folge des Verzugseintritts hingewiesen werden, § 286 Abs. 3 Satz 1, 2. Halbsatz BGB. Sicherer ist es daher, wenn der Vermieter den Mieter stets gesondert anmahnt.

Im Übrigen besagt die 30-Tages-Frist des § 286 Abs. 3 BGB nicht, dass kein Verzugseintritt vor dem Ablauf dieser Frist möglich ist. Mahnt der Vermieter die Betriebskostennachzahlung vorher an, ist bereits ab diesem Zeitpunkt (bzw. ab der in der Mahnung gesetzten Frist) der Verzug eingetreten.

Muster: Betriebskostennachzahlung anmahnen

Die Mahnung an den Mieter – die idealerweise durch einen Boten (etwa Hausmeister) zugestellt wird (Einwurf in den Hausbriefkasten genügt) – kann wie folgt formuliert werden: