Mieter widerspricht Betriebskostenabrechnung: Wie geht es jetzt weiter?

Hat der Mieter die alljährliche Betriebskostenabrechnung erhalten und ist damit nicht einverstanden, kann er sich zur Wehr setzen und Einwendungen erheben. Gemeint ist damit die oft gebrauchte Formulierung, dass der Mieter der Betriebskostenabrechnung „widerspricht“, wobei es aber streng genommen im Mietrecht keinen „Widerspruch“ gegen die Betriebskostenabrechnung gibt. Hat der Mieter also Einwendungen gegen die Abrechnung erhoben, stellt sich die Frage, wie es nun weiter geht. Hier bestehen mehrere Möglichkeiten, die unter anderem auch von der Art der Einwendungen abhängen. Welche Möglichkeiten das im Einzelnen sind, erfahren Sie in diesem Artikel.

Das sind die Voraussetzungen für den „Widerspruch“ gegen die Betriebskostenabrechnung 

Nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung hat der Mieter 12 Monate Zeit, die Abrechnung zu überprüfen und gegenüber dem Vermieter Einwendungen zu erheben, § 556 Abs. 3 Satz 5 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Nach Ablauf dieser Ausschlussfrist kann der Mieter grundsätzlich keine Einwendungen mehr geltend machen, es sei denn, er konnte die Frist unverschuldet nicht einhalten, § 556 Abs. 3 Satz 6 BGB. Fälle der unverschuldeten Fristversäumnis liegen etwa vor, wenn der Vermieter die Einsicht in die den Betriebskosten zugrundeliegenden Belege verweigert hat oder der Mieter unvorhersehbar schwer erkrankt war. Hier ist es auch nach Ablauf der Frist noch möglich, dass der Mieter der Betriebskostenabrechnung „widerspricht“, wobei dies möglichst zeitnah nach dem Wegfall des Hinderungsgrundes erfolgen sollte.

Zwar ist für den „Widerspruch“ keine bestimmte Form vorgeschrieben, so dass er auch mündlich erhoben werden könnte. Aus Beweisgründen sollte er aber stets schriftlicherfolgen, zumal auch nur auf diese Weise die Begründung für die Einwendungennachvollziehbar und belegbar darstellen lässt.

Gerade die Begründung der Einwendungen sollte äußerst sorgfältig erfolgen und stichhaltig sein. Ins „Blaue hinein“ aufgestellte Behauptungen sind für den Vermieter nicht nachvollziehbar und daher regelmäßig unbeachtlich.

Schließlich sollte der Mieter imstande sein, den – fristgerechten – Zugang des Widerspruchs an den Vermieter nachweisen zu können, etwa durch Einschreiben mit Rückschein.

Wie es nach dem „Widerspruch“ gegen die Betriebskostenabrechnung weiter geht

„Widerspricht“ der Mieter der Betriebskostenabrechnung, bestehen mehrere Möglichkeiten. Das sind im Einzelnen Folgende:

• Einigung: Der Vermieter hilft dem „Widerspruch“ ab

Bei guter und stichhaltiger Argumentation des Mieters kann es sein, dass der Vermieter die Einwendungen als gerechtfertigt ansieht und dem Mieter zumindest teilweise entgegen kommt. In diesem Fall wird die Angelegenheit einvernehmlich gelöst, wobei allerdings auch für künftige Abrechnungen eine feste Verfahrensweise gefunden werden sollte.

• Keine Einigung: Mieter zahlt nicht und lässt sich verklagen

Kommt es nach dem „Widerspruch“ zu keiner Einigung zwischen Vermieter und Mieter, kann der Mieter die Zahlung einer Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung verweigern. Das sollte aber nur geschehen, wenn der Zahlungsrückstand nicht so hoch ist, dass dieser den Vermieter zu einer Kündigung des Mietverhältnisses berechtigen würde (außerordentliche (fristlose) Kündigung bei einem Betrag von zwei Monatsmieten, ordentliche (fristgemäße) Kündigung bei einem Betrag von einer Monatsmiete).

Da der Vermieter an sein Geld kommen möchte, muss er in diesem Fall zwangsläufig gegen den Mieter entweder das Mahnverfahren einleiten oder eine Zahlungsklage einreichen.

Ist für den Vermieter aufgrund der Gesamtumstände eindeutig, dass der Mieter auch auf einen Mahnbescheid nicht zahlen wird– etwa die Aussage des Mieters: „Wenn Sie das anders sehen, verklagen Sie mich doch – meine Rechtsschutzversicherung kommt gerne dafür auf“ – sollte der Vermieter auf das Mahnverfahren verzichten und sofort Zahlungsklage einreichen. Denn durch das Mahnverfahren wird der Rechtsstreit nur verzögert, da der Mieter gegen den Mahnbescheid Widerspruch einlegen und die Angelegenheit dann an das zuständige Gericht abgegeben wird. Dann muss der Vermieter aber seinen Anspruch genauso begründen als ob er von vornherein eine Zahlungsklage erhoben hätte.

Das Gericht wird dann im Rahmen der Zahlungsklage bei entsprechenden Einwendungen des Mieters überprüfen, ob die Betriebskostenabrechnung insoweit korrekt ist.

Der Mieter ist allerdings gut beraten, nicht die Zahlung der gesamten Nachforderung, sondern nur den streitigen Teil zu verweigern. Der Grund dafür ist, dass dadurch der Streitwert für das Gerichtsverfahren niedriger wird. Zahlt der Mieter auf die Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung überhaupt nichts und lässt sich auf die volle Summe aus der Nachforderung verklagen, entstehen unnötige Verfahrenskosten, da der Mieter ohnehin den unstreitigen Teil zahlen muss und dazu verurteilt werden wird. Hat der Mieter eine Rechtschutzversicherung, kann es außerdem passieren, dass diese für den unstreitigen Teil der Nachforderung keine Deckungszusage für die Verfahrenskosten erteilt.

• Keine Einigung: Mieter zahlt unter Vorbehalt und klagt selber

Der Mieter hat auch die Möglichkeit, „Herr des Geschehens“ zu bleiben und selber zu klagen. Dazu empfiehlt  es sich zunächst, eine etwaige Nachzahlung komplett unter Vorbehalt zu leisten. Gewinnt der Mieter den Gerichtsprozess, muss ihm der Vermieter den unter Vorbehalt gezahlten Betrag (teilweise) zurückerstatten. Verliert der Mieter den Prozess, braucht er keine Verzugszinsen auf die Nachforderung zu zahlen. Zudem besteht kein Risiko, wegen Zahlungsrückständen vom Vermieter gekündigt zu werden. Die Klage ist auf die Feststellung zu richten, dass der Mieter nicht verpflichtet ist, die Nachzahlung aus der betreffenden Betriebskostenart zu entrichten (negative Feststellungsklage).

Aber auch bei einem Guthaben aus der Betriebskostenabrechnung kann der Mieter auf die Feststellung klagen, dass die betreffenden Kostenpositionen falsch abgerechnet wurden (Feststellungsklage). In allen Fällen muss das Gericht den konkreten Vortrag des Mieters überprüfen.

Mieter widerspricht Betriebskostenabrechnung: Wie geht es jetzt weiter?

Kommt es zu einem Gerichtsprozess über die streitige Betriebskostenabrechnung, gelten folgende Regeln:

• Wer eine für ihn günstige Tatsache vorträgt, ist dafür beweispflichtig. Trägt der Mieter also vor, eine bestimmte Kostenposition in der Betriebskostenabrechnung sei falsch abgerechnet, muss er exakt darlegen und beweisen können, warum das so ist. Das gilt insbesondere dann, wenn der Mieter Ableseprotokolle unterzeichnet hat und / oder der Vermieter geeichte Zähler zur Erfassung der Betriebskostenart verwendet hat
• Trägt der Mieter vor, dass die Betriebskosten falsch abgerechnet wurden, muss er zuvor grundsätzlich die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege beim Vermieter eingesehen haben (Oberlandesgericht (OLG) Düsseldorf, Urteil vom 22.06.2006, Az.: I-10 U 164/05).
• Hat ein Mieter auf eine Betriebskostenabrechnung gezahlt, kann er innerhalb der 12-monatigen Ausschlussfrist trotzdem der Abrechnung widersprechen. Die Zahlung ist kein Anerkenntnis, dass die Abrechnung korrekt ist (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 12.01.2011, Az: ZR VIII 269/09)
• Wurde dem Mieter die Einsicht in die Belege des Vermieters verweigert, ist eine Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung nicht fällig. Dazu muss der Mieter aber genau vortragen und beweisen können, wann und wie er Einsichtnahme verlangt hat und dass der Vermieter diese verweigert hat
• Ist eine Betriebskostenabrechnung formell fehlerhaft, fehlen also die Mindestangaben (Adressat, Abrechnungsobjekt, Abrechnungszeitraum, Zusammenstellung der Gesamtkosten, Erläuterung des verwendeten Umlageschlüssels, Berechnung des Mieteranteils und Abzug der geleisteten Vorauszahlungen) und / oder ist die Abrechnung völlig unverständlich, ist eine Nachforderung aus der Abrechnung nicht fällig, weil der Vermieter eine neue Betriebskostenabrechnung erstellen muss. Diese kann er zwar im Prozess nachreichen, sofern sie noch nicht verfristet ist, aber dem Vermieter fallen in diesem Falle regelmäßig die Kosten des Gerichtsverfahrens zur Last
• Ebenso hat der Vermieter grundsätzlich die Verfahrenskosten zu tragen, wenn er im Gerichtsprozess ein eine um die materiellen (inhaltlichen) Fehler korrigierte Betriebskostenabrechnung nachreicht